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> Octubre, 2012
Logística

Área logística

"Análisis organizacional del área logística". Se organizó el área de Logística, incluyendo organización, roles & responsabilidades, procesos e indicadores de gestión, para asegurar un buen nivel de servicio a la operación.

Situación inicial

Nuestro cliente requería organizar y profesionalizar el área de logística dado que:

  • Las funciones de compras y contrataciones se encontraban descentralizadas en cada una de las áreas operativas y de soporte
  • La matriz de delegación debía ser analizada para asegurar que permita la suficiente flexibilidad en función de los requerimientos de la organización.
  • No se utilizaban las funcionalidades del ERP para las compras y contrataciones.
  • No estaban documentados los principales procesos del área y no se contaba con procedimientos que regulen las funciones de compras y contrataciones.

En función de ello se desarrolló nuestro cliente nos solicitó organizar el área de Logística, incluyendo su organización, roles & responsabilidades, procesos e indicadores de gestión, para asegurar un buen nivel de servicio a la operación.

 

Breve descripción del trabajo realizado

1) Diagnóstico de la situación actual.

Se mantuvieron entrevistas con referentes de los sectores, se analizaron todas las operaciones de cuentas a pagar de años anteriores y, junto con el análisis de documentación validada con los referentes, se alcanzó un entendimiento de la situación actual respecto de las principales compras y contrataciones.

 

2) Definición de Roles & Responsabilidades y Perfiles Técnicos del Área Logística.

  • Líder de Logística y Relaciones Laborales.
  • Analista de compras y servicios.
  • Gestor de compras y servicios.

 

3) Definición de procesos y sub-procesos junto con indicadores de gestión del Área Logística:

  • Proceso: Gestión Logística.
  • Proceso: Gestión del Medio Ambiente.
  • Proceso: Gestión de archivos.
  • Indicadores de gestión del Área Logística.

 

4) Definición de procedimientos, formularios y registros del Área Logística:

  • Procedimiento: Compras y Contrataciones.
  • Formulario: Pedido de Compra.
  • Formulario: Evaluación Ambiental de la Compra.
  • Formulario: Orden de Compra.
  • Maestro de proveedores.

 

5) Análisis de la cadena de delegación de autoridad.

  • Propuesta de Matriz DOA (Delegation of Authority).

 

6) Identificación de oportunidades de mejora.

  • Definición de nuevos Roles & Responsabilidades
  • Definición de nuevas funciones
  • Priorización de actividades del área logística en función de una matriz definida a tal efecto
  • Definición de formularios a utilizar para la estandarización de los procesos definidos
  • Establecimiento del proceso de Orden de Compra
  • Definición de Indicadores Clave de Performance (KPI)
  • Definición de la matriz de Delegación de Autoridad (DOA)

 

Situación mejorada

Como producto del trabajo realizado con el cliente cuenta con un área de logística establecida y organizada según las mejores prácticas aplicables. Posee un sistema adecuado de control que le permite además ser ágil en la respuesta a los clientes internos, además de haber profesionalizado el área para permitir una adecuada especialización de las tareas.

Durante los primeros meses de operación del área de logística serán medidos los resultados mediante los indicadores definidos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de mejora establecidos para el sector.

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